برای برگزاری این مراسم از دو هفته قبل برنامه ریزی شد و مقدمات و هماهنگیها انجام شد، ویلچرهای جدید مونتاژ شدند، برچسبها و طرح پلاک چرخها طراحی شد و به چاپخانه ارسال شد، در حین چاپ نظارت کیفی انجام شد، پنجشنبه شب قبل از مراسم و صبح روز مراسم چسباندن برچسبها و ثبت شماره اموال و در روز مراسم انتقال چرخها به باب الهادی علیه السلام صورت گرفت.