گزارش نویسی و مکاتبات اداری #سحاب شبکه‌ کاری و نظارتی برای زایش و پیشرانی نوپاهای اجتماعی است. #اگوباتور #Eggubator @sahab_link

#مستندسازی_پروژه (یا مستندنگاری پروژه)، یعنی تدوین یک سیستم جامع از کلیه مستندات پروژه که بر یکپارچه سازی داده ها و اطلاعاتی تاکید دارد که در طول چرخه حیات پروژه تولید، منتقل، بکارگیری، به روز رسانی،آرشیو و نگهداری و در نهایت امحا می گردند. مستندسازی مناسب پروژه این اطمینان را فراهم می سازد که تمام داده ها و اطلاعات تهیه و تدوین شده در مورد یک پروژه همیشه برای افراد جدیدی که به پروژه می پیوندند، مهیا است. به عبارتی دیگر، مستندسازی پروژه، تهیه مجموعه اسناد و مدارکی است که سیر تکوین و تحقق یک فعالیت، یک بسته کاری، یک فاز و در نهایت یک پروژه را از شروع تا خاتمه آن نشان می دهد. لذا هر چه اطلاعات دقیق تر و مستندتری در زمینه فوق الذکر موجود باشد، تحلیل فرایند اتخاذ تصمیم، نقاط قوت و ضعف فرایندهای مدیریت پروژه آسانتر خواهد بود. همچنین هرچه مستندات پروژه دقیق تر و روشن تر ثبت شده باشد، دانش ارزنده تر و کاربردی تری را به تیم پروژه فعلی یا پروژه های آتی منتقل خواهد کرد. در مدت اجرای پروژه، وقایع و رویدادها، ابتکارها، خلاقیت ها، تنگناها و مشکلات فنی، حقوقی، تغییرات و یا کلیم ها و ادعاهای زیادی با بار اجرایی و مالی اتفاق می افتد و برای هر یک، راه کارها، فرم ها، راه حلها و تدابیری اتخاذ می شود. چنانچه این تدابیر مستند شوند، کمک موثری به پرهیز از دوباره کاری در اجرای طرحها و پروژه های موجود و آتی می شود. #سحاب شبکه‌ کاری و نظارتی برای زایش و پیشرانی نوپاهای اجتماعی است. #اگوباتور #Eggubator @sahab_link

مهم ترین کارکردهائی که می توان برای #مستندسازی_پروژه در نظر گرفت، عبارتند از: تعیین، جمع آوری، نگهداری و به روز آوری منابع اطلاعاتی پروژه: منابع اطلاعاتی که با توجه به اهداف پروژه مورد استفاده قرار می گیرند، چنانچه در هر مرحله تعیین، جمع آوری نگهداری و به روز آوری شوند، باعث تکمیل آمار و اطلاعات دوره بعد می شوند. جلوگیری از دوباره کاری و ضایعات پروژه: با مستندسازی کیفیت پروژه در قالب رویه ها و فرم های کنترل کیفیت پروژه، گلوگاه های دوباره کاری و ضایعات پروژه مشخص می شود و از بروز مجدد آن جلوگیری می شود. مشخص شدن هزینه های حقیقی و تخمینی پروژه: نبود انطباق بین هزینه های برآوردی و هزینه های واقعی پروژه یکی از مسایل مبتلا به اجرای پروژه است. با مستندسازی علل عدم تطابق در هزینه ها، می توان تصمیم های صحیح برای آن پروژه و یا سایر پروژه ها را مشخص نمود. مشخص نمودن سیاستهای اجرایی و بهره برداری پروژه: مستندسازی سیاستهای اجرائی فازهای مختلف پروژه می تواند مسیر فکری تصمیم گیری را در زمان اجرای طرح یا پروژه روشن سازد و تصمیم برای آینده را تسهیل کند. آشکار کردن نقص ها و نیازهای آماری، اطلاعاتی و گزارشی پروژه: همواره آمار و اطلاعات یکی از نیازهای اساسی هر پروژه و طرح به شمار می آید و اغلب کمبود آمار و اطلاعات موضوعی دست اندرکاران مطالعه و اجرای پروژه ها را با مشکل روبه رو می سازد. با مستندسازی این نقصهای اطلاعاتی، آماری، گزارشی و جمع بندی آنها در یک سیستم یکپارچه به نام سیستم مستندسازی پروژه، این مشکل را می توان بصورت کاربردی حل نمود. #سحاب شبکه‌ کاری و نظارتی برای زایش و پیشرانی نوپاهای اجتماعی است. #اگوباتور #Eggubator @sahab_link

#منشور_پروژه (Project Charter). در ابتدای هر پروژه شما باید یک منشور پروژه بنویسید. این سند، افق دید شما در پروژه را مشخص کرده و محدوده کاری که باید انجام شود را به طور واضح مشخص می کند. همه تحویل شدنی های اصلی پروژه که باید تولید شوند به طور دقیق مشخص شده اند و شما باید آنها را در یک چهارچوب زمانی بگنجانید، به صورتی که مشخص باشد چه چیزی در چه زمانی باید تحویل داده شود. منشور پروژه مهم ترین سند پروژه است و بدون آن، اجرای پروژه شبیه تیراندازی در تاریکی است. به محض نوشته شدن، منشور باید به تأیید مشتری و یا اسپانسر پروژه برسد و بعد از آن شما توافق نامه ای دارید که مشخص می کند چه چیزی را در چه زمانی باید تحویل دهید. #سحاب شبکه‌ کاری و نظارتی برای زایش و پیشرانی نوپاهای اجتماعی است. #اگوباتور #Eggubator @sahab_link

محتوای #منشور_پروژه چیست؟ مطابق با استاندارد PMBOK 5 منشور پروژه حاوی سرفصل های زیر می باشد: دلیل یا توجیه انجام پروژه : در این بخش باید مشخص گردد که دلیل انجام پروژه چیست؟ این دلیل می تواند مواردی مانند نیاز بازار، درخواست یک مشتری و یا یک الزام قانونی باشد. اهداف قابل اندازه گیری پروژه و معیارهای سنجش موفقیت این اهداف : در این بخش اهداف قابل اندازه گیری که برای مدیر پروژه در ابتدای کار تعریف شده و مدیر پروژه موظف به رسیدن به این اهداف است ذکر می گردد. نکته مهم در این بخش این است که هدف باید قابل اندازه گیری باشد یا به عبارت دیگر هدفی که قابل اندازه گیری نباشد، هدف نیست. به عنوان مثال اگر یکی از اهداف پروژه کسب سود باشد، پس باید واژه کسب سود به میزان 20% ذکر گردد. الزامات کلان پروژه : شرایط (باید ها و نبایدها) که می بایست در راستای رضایت بخشی هدف پروژه و کارفرما تأمین گردد. مفروضات و محدودیت های کلان پروژه : در این قسمت مفروضات و محدودیت های کلان پروژه ذکر می گردد. شرح کلی پروژه : این قسمت شامل یک شرح کلان و خلاصه از پروژه است که شامل اطلاعات کلی، تحویل شدنی های کلان پروژه، توصیف کلی پروژه، محل اجرا و ارکان کلیدی پروژه (کارفرما، پیمانکار مشاور، عامل چهارم) می باشد. ریسک های کلان پروژه : این بخش شامل ریسک های کلانی است که بر کل پروژه تأثیر می گذارند. زمانبندی کلان پروژه و مایل استون های کلیدی : این بخش شامل زمانبندی کلی پروژه و همچنین وقایع کلیدی و مهم در پروژه، مانند تکمیل تحویل شدنی های کلیدی، شروع و یا تکمیل فازی از پروژه، تحویل زمین، ابلاغ قرارداد و ... می باشد. بودجه کلی و کلان پروژه : این بخش شامل برآوردی کلان از کل بودجه پروژه می باشد. ذینفعان اصلی و کلیدی پروژه : در این قسمت ذینفعان کلیدی پروژه مانند کارفرما، حامی، تأمین کننده مالی و ...... ذکر می گردد. الزامات تصویب و تأیید پروژه : در این قسمت باید مشخص گردد اهدافی که برای پروژه تعیین شده است را در طول و انتهای پروژه چه شخص یا اشخاصی تأیید می کنند و یا تحویل می گیرند. معرفی مدیر پروژه، مسئولیت ها و اختیارات : در این قسمت مدیر پروژه همراه با مسئولیت های کلان وی معرفی می گردد. نکته مهم در این بخش تعیین میزان اختیارات مدیر پروژه متناسب با مسئولیت هایش می باشد. نام و امضای حامی یا سایر کسانی که منشور پروژه را تأیید می کنند : اشخاص کلیدی و صاحب نفوذی که می بایست این مدرک را امضاء نمایند، مانند حامی پروژه، مدیر پروژه و ... از دیگر نکات کلیدی در تهیه منشور پروژه بایستی به این نکات اشاره نماییم که : منشور باید توسط حامی پروژه امضاء گردد و همچنین بهتر است مدیر پروژه هم از امضاء کنندگان منشور باشد. بهتر است مدیر پروژه در اولین زمان ممکن و ترجیحاً در زمان تدوین منشور پروژه و قبل از شروع فاز برنامه ریزی تعیین و منصوب گردد. بهتر است مدیر پروژه نیز در تهیه منشور دخیل باشد. منشور پروژه باید کلان و مختصر باشد. #سحاب شبکه‌ کاری و نظارتی برای زایش و پیشرانی نوپاهای اجتماعی است. #اگوباتور #Eggubator @sahab_link

دستورالعمل #مستندسازی_پروژه #سحاب شبکه‌ کاری و نظارتی برای زایش و پیشرانی نوپاهای اجتماعی است. #اگوباتور #Eggubator @sahab_link

الگوی #منشور_پروژه #سحاب شبکه‌ کاری و نظارتی برای زایش و پیشرانی نوپاهای اجتماعی است. #اگوباتور #Eggubator @sahab_link

#ساختار_شکست_کار (WBS) یا Work Breakdown Structure اولین گام در ایجاد یک طرح و یا پروژه با کیفیت بالا است و شما و تیم شما را در مسیر موفقیت قرار می دهد. نادیده گرفتن این فرآیند میتواند یکی از عوامل شکست در پروژه ها باشد. منطقی است که برای انجام کارهای بزرگ، ابتدا آن‌ها را به کارها و فعالیت‌های کوچک تر می‌شکنیم. ساختار شکست کار یکی از ابزارهای مدیریت پروژه است که پروژه را به قطعاتی با قابلیت مدیریت تقسیم میکند، از طرفی سند ساختار شکست کار میتواند توافقی بین شما و کارفرمایتان در مورد محصول نهایی و فعالیت‌هایی که شامل پروژه میشود، باشد و هر گونه ادعا و کج‌فهمی را به حداقل برساند، تهیه‌ی ساختار شکست کار در پروژه کمک زیادی به شناسایی بهتر فعالیت‌ها‌ی پروژه می‌نماید. ساختارشکست کار مرزهای محدوده را بخوبی مشخص میکند و می توان آن را به عنوان یک داشبورد برای کنترل تغییرات دامنه استفاده کرد و مانع از بروز خزش محدوده و محتوا شد. ساختار شکست کار مبنایی برای تهیه برنامه ‌زمانبندی است و تهیه آن از هدر رفتن زمان و هزینه در پروژه‌ها جلوگیری و موجبات تصمیم‌گیری درست و بهنگام در مراحل مختلف می‌شود. WBS برای تمامی دست اندرکاران پروژه یك دید مشترك ایجاد می‌كند و نمایش گرافیكی و ساده‌ایی از كار ارایه می‌كند كه براحتی قابل خواندن و فهم است. در نتیجه مسؤولین امر به‌راحتی می‌توانند آن را مرور كرده و نكات فراموش شده را یادآوری كنند. #سحاب شبکه‌ کاری و نظارتی برای زایش و پیشرانی نوپاهای اجتماعی است. #اگوباتور #Eggubator @sahab_link

#ساختار_شکست_کار (WBS) #سحاب شبکه‌ کاری و نظارتی برای زایش و پیشرانی نوپاهای اجتماعی است. #اگوباتور #Eggubator @sahab_link

نمونه #ساختار_شکست_کار (WBS) #سحاب شبکه‌ کاری و نظارتی برای زایش و پیشرانی نوپاهای اجتماعی است. #اگوباتور #Eggubator @sahab_link

#سحاب شبکه‌ کاری و نظارتی برای زایش و پیشرانی نوپاهای اجتماعی است. #اگوباتور #Eggubator پ.ن شکل یک نمونه جدید عملیاتی از مراکز رشد #کار_و_کسب که مبنای فعالیت آن بر شراکت، اتحاد، شبکه‌های کاری و برنامه‌های نظارتی دائمی استوار است. این مدل جدیدترین نوع مراکز رشد #کار_و_کسب است که نقاط قوت همه مدل‌های پیشین را دارا بوده و ضمن ارتقای آن‌ها اتحادها و مشارکت‌هایی مشخص با خارج و نیز با فارغ‌التحصیلان و شرکت‌های زایشی خود برقرار می‌کند. #social_business #private_nonprofit_business #private_forprofit_business #small_business #spin_off #SMEs #development_center #investment_center #village #rural #startups #innovation #coworking_space @sahab_link

مزاج خود را بشناسید ...🍃 🌀 آکادمی رشد و توانمندسازی والدین و مربیان برای تربیت نسل ارزش آفرین آکادمی لوحه @lohe_academy www.lohe.academy