🍃🌺درسنامه تشکیلاتی🌺🍃 💥سایر تکنیکهای اداره جلسه💥 1⃣ تنها افرادی را به جلسه دعوت کنید که حضورشان #لازم است: وقتی دارید برای یک جلسه، برنامه ریزی می کنید، به این فکر کنید که چه کسانی واقعا لازم است حضور داشته باشد. اگر می خواهید یک تغییر را اطلاع رسانی کنید، کسانی را دعوت کنید که از این اطلاع رسانی، تاثیر می‌گیرند. اگر قرار است مشکلی را حل کنید، کسانی را دعوت کنید که با اطلاعات خوبشان، به حل مسئله کمک میکنند. اگر افراد حاضر در جلسه فکر کنند که موضوع جلسه به آنها ارتباطی ندارد یا از آن اصلاً سر در نمی آورند، این جلسه برایشان کسل کننده می‌شود و وقتشان با شرکت کردن در آن هدر می‌رود. 2⃣ به برنامه‌ #زمان بندی توجه کنید: همه مسائلی را که قرار است در جلسه مطرح شوند، در قالب یک "دستور جلسه" بنویسید. باید یک برنامه زمانی مشخص داشته باشید و زمان مورد نظر برای هر بخش از جلسه را مشخص و آن را به همه افرادی که در جلسه حضور داشتند، ایمیل کنید. وقتی هم که جلسه شروع شد آن برنامه زمانی را روی تخته بنویسید، یا روی صفحه نمایش بگذارید؛ این کار که یکی از روشهای موثر مدیریت جلسات است، باعث می‌شود که تمرکز افراد حاضر در جلسه حفظ شود. 3⃣ موقعیتی فراهم کنید تا #همه افراد اظهار نظر کنند: هیچ چیز به اندازه زیاد حرف زدن یک نفر، جلسه را از مسیر خود خارج نمی‌کند. اگر دیدید فردی دارد بیش از حد، صحبت میکند سریع آن را متوقف کنید و بگویید از توجه شما سپاسگزاریم، اما باید به دیگران هم فرصت بدهیم که نظراتشان را بیان کنند تا بتوانیم تصمیم درست و جامع را بگیریم. هیچ کس استثناء نیست. وقتی قانونهای مناسبی برای مدیریت جلسات داشته باشید و به نظر همه توجه کنید، عملکرد گروه تان در یک چارچوب خاص قرار خواهد گرفته و بهتر می‌شود. 4⃣ جلسه را #بموقع شروع و به موقع هم تمام کنید: وقتی مسئولیت مدیریت جلسه با شماست، اگر به موقع آن جلسه را شروع و تمام کنید و به عنوان یک فرد منظم شناخته شوید، میبینید که چطور همکارانتان به جلسه توجه می‌کنند. وقتی شما برای وقت آنها ارزش قائل شوید، آنها هم به شما احترام می گذارند. 5⃣ تلاش برای #نشاط جلسه: بی‌قراری و خستگی اعضای شرکت کننده در جلسات، معمولاً در روند جلسه اثرگذار است و جمع را کِسل می‌کند. به همین منظور با هدف افزایش میزان مشارکت اعضای جلسه، از طریق پرسش از افراد می توانید مشارکت آنها را افزایش داده و خستگی آنها را به سرحالی و مشارکت فعال تبدیل کنید.👇 ✅ در ادامه برخی از مرسوم ترین پرسش های مشارکت جو، با مثال مطرح می‌شود که می‌توانید در جلسات خود از آنها استفاده کنید: 🔹پرسش درباره #عقاید و نحوه تفکر: روشی که به افراد کمک می‌کند تا ایده هایشان را ابراز کنند؛ مثالها: - عکس العمل شما نسبت به....چیست؟ - شما در مورد....چه احساسی دارید؟ - نظر شما راجع به....چیست؟ - چه راه های دیگری برای میل به.... وجود دارد؟ - چه چیزی باعث شد تا تصمیم بگیرید که...؟ - آیا می خواهید بگویید که....؟ 🔹#تکرار گفته یک فرد توسط شخص دیگر: یکی از راههای کمک به افراد، برای رسیدن به تفاهم این است که از آنان بخواهیم مطلبی را که گفته است تکرار کند و بگوید که منظورش چه بوده است؛ مثال ها: - آیا شما از من می پرسید که....؟ - ببینم، آیا منظور شما را درست فهمیده ام؟ آیا می‌گوئید که....؟ - مطمئن نیستم مطلب شما را درست فهمیده باشم. آیا می‌گوئید که....؟ - قبل از این که مطلب را ادامه دهیم، اجازه بفرمائید که من پیشنهاد شما را آنطور که فهمیده ام، تکرار کنم. 🔹#تشویق به اشتراک مساعی: بعضی وقتها افراد از بحث جلسه، دوری می‌کنند. با طرح چنین پرسش‌هایی می‌توان آنها را تشویق کرد کرد که در بحث مشارکت کنند: - آقای احمدی شما در مورد این مطلب چه فکر می کنید؟ - آقای تقوی شما سوال آقای رئوفی را چگونه پاسخ می دهید؟ - قبل از اینکه بحث را ادامه دهیم میخواهم نظر آقای ناصری را بدانم. - ما نظر همه، بجز آقای رضائی را شنیدیم. آقای سیدی نظر شما در مورد این مطلب چیست؟ 🔹پرسش درباره #خلاصه بحث: - قبل از اینکه موضوع را ادامه دهیم، لطفاً یک نفر، نکات مهم را به اختصار بیان نماید. - من چندین پیشنهاد شنیده ام. ممکن است یک نفر به اختصار بگوید که روی چه مطالبی توافق کرده ایم؟ - من رشته صحبت از دست داده ام؛ ممکن است یک نفر به اختصار توضیح دهد که تا حالا چه کرده ایم؟