عزیزان بسیاری در طول شبانه روز با دبیر مربوطه از طریق فضای مجازی مکاتبه می کنند که پاسخ به همه عزیزان در همه ساعات بسیار دشوار است از سوی دیگر عدم پاسخ گویی شاید شائبه بی احترامی و بی میلی نسبت به همکاری را تقویت کند. از این رو پاسخ به مکاتبات که با هدف سوژه یابی و یا اصلاح یادداشت ها و یا هماهنگی و طرح ایده های جدید و همچنین بررسی ایمیل ها صورت می گیرد، بیشتر در بین ساعات 9:30 صبح تا 14:30 عصر امکان پذیر است.