«بایگانی صحیح، اولین و مهم‌ترین تصمیم‌ برای جمع‌آوری خاطرات یک شهید» از اولین لحظۀ تصمیم‌گیری تا آخرین مرحلۀ کار جمع‌آوری خاطرات شهدا، وجود یک «مرکز» قوی و همدل برای مدیریت و سازماندهی فعالیت‌ها و برنامه‌ها جزء ضروریات است. گاهی این مراکز بصورت رسمی وجود دارند و شما با مراجعه به آنها بر اساس نوع علاقه و مهارت و نیاز مرکز، همکاری‌تان را شروع می‌کنید. گاهی ممکن است چنین مراکزی در محل شما وجود نداشته باشند، در این صورت باید با دوستان خود یک گروه تشکیل دهید و خودتان شرح وظایف و حوزۀ عملکرد و برنامه‌های دیگر را بصورت معقول و منطقی تعیین و تدوین و تقسیم مسئولیت کنید. گاهی نیز بخاطر عدم وجود مرکز یا گروه یا علل دیگر مجبورید بصورت انفرادی روی موضوع مورد علاقۀ خود کار کنید که در این صورت هم باید یک مرکز مدیریت ذهنی برای خود طراحی و تدوین نمائید، یعنی هم بعنوان «مرکز» و هم بعنوان «نیرو» وظائف و تکالیف خود را در مسیر هدف مقدسی که دارید با اطمینان و اعتماد به نفس و قدرت و دقت و شکیبائی، مدیریت کنید. به هر حال، یک مرکزیت برای هدایت صحیح کارهای شما حتماً لازم است و این مرکز ، چه خودتان باشید و چه گروهتان و چه ادره‌ای خاص، باید دارای خصوصیات زیر باشد: ۱- مرکز باید با اهداف کوتاه‌مدت و بلند‌مدت شما کاملاً آشنا و هماهنگ و همدل باشد. ۲- مدیر مرکز باید فعال‌ترین عضو گروه باشد و قدرت ایجاد انگیزه، هماهنگی، زمانبندی، پشتیبانی، بایگانی، هدایت نیروها و تصمیم‌گیری سریع و منطقی در تمام امور محوله داشته باشد، از لحاظ فنون ادبی نیز خبره باشد یا از افراد خبره بعنوان مشاور و راهنما استفاده کند. اگرچه تمام کارهای مرکز مهم و حیاتی است ولی بایگانی صحیح و کلاسه‌بندی و کدگذاری مصاحبه‌ها و خاطرات و ذخیره کردن آنها و تهیۀ نسخۀ پشتیبان از فایل‌های کامپیوتری جزو مهم‌ترین کارهای مدیریت مرکز و همکاران به حساب‌ می‌آید. به عبارت دیگر، وضعیت بایگانی باید آنقدر صحیح و آسان و سریع باشد که هر محقق و خاطر‌ه‌نگاری بتواند در کوتاه‌ترین زمان ممکن به دستنوشته‌ها و نوارهای صوتی و تصویری و سی‌دی‌ها و فایل‌های کامپیوتری دسترسی داشته باشد و در اسرع وقت گمشدۀ خود را بین صدها و هزاران ساعت مصاحبه پیدا کند. رسیدن به این هدف در صورتی ممکن است که مرکز از اولین لحظۀ تصمیم‌گیری روش بایگانی خود را تعریف و ساماندهی کند، یعنی در اولین مرحلۀ کار به فکر آخرین مرحله باشد، در غیر این صورت، مرکز با حجم زیادی از اطلاعات روبرو خواهد شد که دستیابی به یک خاطرۀ کوچک از بین آنها، مستلزم گوش دادن مجدد به تمام مصاحبه‌ها و خواندن تمام دستنوشته‌هاست و ممکن است محقق در برخورد با چنین بایگانی بی‌در و پیکری انگیزه‌اش را  دست بدهد و کار را رها کند. وقتی که بحث از بایگانی به میان می‌آید فوراً عبارت «انبار کردن چیزهای به درد نخور» به ذهن متبادر می‌شود و فرد «بایگان» را بی‌تجربه‌ترین و به‌دردنخورترین عضو گروه قلمداد می‌کنند در حالیکه قضیه کاملاً باید برعکس باشد. ۳- نکتۀ مهم دیگر اینکه بایگانی فقط شامل کلاسه‌بندی و کدگذاری نمی‌شود، باید محتوای هر دستنوشته و نوار و سی‌دی بطور خلاصه و مفید نوشته شود. مثلاً اگر یکصد ساعت مصاحبه انجام شده ، تنها شماره‌گذاری مصاحبه‌ها و دسته‌بندی کردن و برچسب زدن روی آنها کفایت نمی‌کند بلکه باید اطلاعات مهم آنها با استفاده از کلمات کلیدی طوری یادداشت شود که محققین بعدی بدانند که مثلاً خاطرات مربوط به «کرامات شهدا» در کدام نوارها و در دقیقۀ چندم آنهاست و طول زمانی هر خاطره چند دقیقه یا ثانیه است و ... . ۴- فرد بایگان باید به فنون این نوع دسته‌بندی اطلاعات کاملاً آشنا باشد و افراد گروه را آموزش دهد و فرمهای لازم را تهیه و در اختیار مصاحبه‌گران بگذارد. اعضای گروه نیز باید هنگام تحویل دادن نوارها و مدارک خود فرم مخصوص را پر کرده باشند و تحویل بایگان دهند و بایگان از پذیرفتن فرمهای ناقص امتناع ورزد و فرمهای کامل را فوراً وراد سیستم کند. منظور از سیستم، فقط کامپیوتر نیست بلکه کل سیستم بایگانی مد نظر است که شامل کامپیوتر هم می‌شود. #بایگانی #آموزش #مصاحبه @shahid_ketabi

کلمات کلیدی در مصاحبه‌ها و بایگانی  بایگان باید کلمات کلیدی را برای گروه بوجود آورد و معانی و روش کاربرد آنها را به افراد آموزش دهد. (کلماتی که در قسمت «موضوعات» این کتاب آمده‌اند می‌توانند جزو کلمات کلیدی یا منابع بوجود آورندۀ آنها به حساب آیند.) در هر مصاحبه بصورت طبیعی تعدادی کلمات کلیدی وجود دارد (مثل نام شهید، نام عملیات و منطقۀ جنگی، نام شهر و روستای او، محل شهادت و دفن، نام مصاحبه شونده و مصاحبه‌گر وغیره) امّا کلماتی دیگر نیز هستند که مصاحبه‌گر باید آنها را بشناسد و در گزارش خود یادداشت نماید. بعنوان مثال یک خاطرۀ کوچک دربارۀ «ساده زیستی شهید» می‌تواند به کلمات کلیدی «ولایت، عبادت، صرفه‌جوئی، پارسائی، احساس مسئولیت نسبت به بیت‌المال و ...» نیز مرتبط باشد که مصاحبه‌گر باید آنها را یادداشت نماید و تحویل بایگان دهد و بایگان باید با استفاده از همین کلمات کلیدی اطلاعات بایگانی خود را تکمیل‌تر و «به‌روزتر» کند تا استفاده‌کنندگان بعدی مجبور نباشند برای استخراج یک خاطره ساعتها وقت خود را صرف گوش دادن به تمام نوارها و خواندن دستنوشته‌ها کنند. قطعاً ذوق و سلیقه و مهارت و مدیریت بایگان و مدیر مرکز و دقت نظر مصاحبه‌گران می‌تواند این کار بزرگ را در آغاز راه و تداوم آن به نحو احسن عملی کند و نهایت بهره‌برداری را در کوتاه‌ترین زمان و سریع‌ترین روش، میسر و فراهم سازد و اگر فرد به تنهائی ، کار مرکز و بایگان و مصاحبه‌گر و نویسنده را انجام می‌دهد نباید وقت مردۀ خود را صرف بایگانی کند بلکه باید برای این موضوع بسیار مهم وقتی خاص اختصاص دهد و نپندارد که استفاده کنندۀ اطلاعات او، تنها خودش است بلکه سیستم بایگانی خود را طوری تنظیم و تعریف کند که هر فرد با وارد شدن به آن و خواندن «اصول بایگانی او»  فوراً به نکات مورد نظرش. #بایگانی #آموزش #مصاحبه @shahid_ketabi