✍ مراحل سیستم سازی در کسب و کار 1⃣ اهداف و استراتژی کسب‌وکار خود را تعیین کنید ابتدایی‌ترین گام برای #سیستم‌_سازی، تعیین هدف‌هایی است که کسب‌وکارتان دنبال می‌کند و در ادامه باید استراتژی‌ها و برنامه‌های عملیاتی لازم برای دستیابی به این اهداف را مشخص نمایید. 2⃣ فرآیندهای کلیدی را شناسایی کنید کسب‌وکار خود را برای شناسایی فرآیندهای کلیدی که به #موفقیت آن کمک می‌کنند، تجزیه و تحلیل کنید. این فرآیندها ممکن است شامل فروش، بازاریابی، خدمات مشتری، تولید و غیره باشد. 3⃣ فرآیند‌ها و دستورالعمل‌ها را مستند کنید برای هر فرآیند، مستندات واضح و دقیق ایجاد کنید، مراحل، نقش‌ها، مسئولیت‌ها و منابع درگیر را مشخص کنید. این مستندات به‌عنوان یک راهنما برای کارکنان عمل خواهد کرد و باعث می‌شود تمام بخش‌های کسب‌وکار بر اساس یک نقشه راه واحد عمل کنند. برای مثال با انجام #مستند‌سازی به‌صورت دقیق مشخص ‌می‌شود که اگر مشتری سوال الف را بپرسد پاسخ باید این مورد باشد. این مسئله باعث یک‌دست شدن تمام فرایندها می‌شود و کارمندان در انجام وظایف محول‌شده بر اساس سلیقه شخصی عمل نخواهند کرد. 4⃣ ساختار سازمانی را ایجاد یا بازطراحی کنید شاید لازم باشد #ساختار_سازمانی خود را اصلاح و بازطراحی کنید؛ چون ساختار سازمانی شما باید از فرآیندهای سیستمی که در حال پیاده‌سازی آن‌ها هستید پشتیبانی کند. این طراحی ساختار سازمانی شامل تعریف نقش‌ها و مسئولیت‌ها، ایجاد تیم‌های مختلف و ایجاد کانال‌های ارتباطی بین بخش‌های مختلف و اعضای تیم‌ها است. 5⃣ فناوری و اتوماسیون را پیاده‌سازی کنید از فناوری و ابزارهای #اتوماسیون برای ساده‌کردن فرآیندها، کاهش وظایفی که به‌صورت دستی انجام می‌شود و بهبود کارایی استفاده کنید. برای مثال، از نرم افزار سیستم سازی کسب و کار مانند نرم‌افزار مدیریت پروژه، سیستم‌های مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) یا سایر ابزارهای تخصصی مرتبط با حوزه فعالیت خود استفاده کنید. با استفاده از نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری، فرآیند‌ی که در حالت عادی نیاز به به‌کار‌گیری چندین بخش سازمان و اتلاف انرژی و زمان زیادی دارد، با صرف کمترین هزینه انجام خواهد شد. 6⃣ آموزش کارکنان را جدی بگیرید در این مرحله باید اطمینان حاصل کنید که همه کارکنان با فرآیندهای #سیستمی آشنا شده‌اند و نقش‌ها و مسئولیت‌های خود را درک می‌کنند؛ بنابراین باید یک برنامه آموزشی دقیق برای آن‌ها تدوین کنید؛ اما توجه داشته باید که این آموزش‌ها، هم برای کارکنان قدیمی و هم کارکنان جدید باید به‌صورت مستمر پیگیری شود. 7⃣ نظارت و ارزیابی را دقیق انجام دهید به‌طور منظم عملکرد #فرآیندهای_سیستمی‌شده خود را ارزیابی کنید. با جمع‌آوری داده‌ها و تجزیه و تحلیل نتایج، گزارش‌هایی را برای شناسایی زمینه‌های بهبود و پیگیری اهداف کسب‌وکار تهیه کنید. 8⃣ به‌صورت مستمر فرآیند‌های خود را بهبود دهید بر اساس نتایج ارزیابی‌های خود، سعی کنید بهینه‌سازی‌های لازم را در #فرآیندها و سیستم‌های خود انجام دهید. همچنین ضروری است، فرهنگ بهبود مستمر را در ذهن تمام کارکنان خود جا بیندازید تا از تغییرات احتمالی در جهت بهبود نقایص استقبال کنند. 9⃣ ارتباط و همکاری موثر داشته باشید به روش‌های مختلف #کارکنان خود را تشویق کنید که با یکدیگر ارتباط و همکاری داشته باشند. به همدیگر بازخورد دهند و ایده‌های خود را به اشتراک بگذارند. این کار باعث می‌شود، کارایی سیستم سازی بالاتر برود. 🔟 بررسی و به‌روزرسانی فرآیندها را انجام دهید به‌طور دوره‌ای #فرآیندها و مستندات سیستم‌شده خود را بررسی و به‌روزرسانی کنید تا مطمئن شوید که به‌درستی کار می‌کنند و با اهداف بلند‌مدتتان تطابق دارد. #پایگاه_جامع_مدیریار www.modiryar.com @modiryar